Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Objeto y alcance

La presente política establece los lineamientos, principios y procedimientos que la Fundación Renacer Sin Fronteras (en adelante, "la Fundación") aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de los que es responsable.

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales de beneficiarios, aliados, clientes, proveedores, colaboradores, donantes, voluntarios, visitantes del sitio web y demás titulares cuyos datos sean tratados por la Fundación, ya sea de forma física o digital.

2. Marco legal

El tratamiento de datos personales por parte de la Fundación se rige por la normatividad colombiana vigente, en especial:

• El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho a la intimidad y al habeas data).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• El Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) y demás normas que los modifiquen, sustituyan o complementen.
• Las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento; en este caso, la Fundación.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios del tratamiento

La Fundación aplica los siguientes principios rectores en todas sus actividades de tratamiento de datos personales:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo dispuesto en la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita a las personas autorizadas y a las finalidades permitidas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: se garantiza la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con el titular.

5. Finalidades del tratamiento

La Fundación recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación con beneficiarios, aliados, clientes, proveedores, donantes y voluntarios.
• Prestar y hacer seguimiento a los servicios y programas de la Fundación (ventas, gestión humana, optimización de procesos, formación y proyectos de impacto social).
• Adelantar procesos de inclusión laboral, empleabilidad y fortalecimiento organizacional.
• Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Enviar información institucional, comercial, promocional, invitaciones y comunicaciones por correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea (WhatsApp) o redes sociales.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y de reporte ante autoridades.
• Realizar análisis estadísticos, encuestas y mediciones de impacto.
• Gestionar el sitio web y mejorar la experiencia de los usuarios.

6. Tratamiento de datos sensibles

La Fundación podrá tratar datos sensibles únicamente cuando el titular haya otorgado su autorización explícita, salvo en los casos en que la ley no lo exija. Ningún titular está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y se le informará cuáles de los datos solicitados tienen tal carácter y la finalidad de su tratamiento.

7. Tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos personales de menores de edad solo se realizará cuando responda y respete su interés superior, y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Dicho tratamiento se efectuará con la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

8. Derechos del titular

De acuerdo con la ley, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. Deberes de la Fundación

Como responsable del tratamiento, la Fundación se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten al titular.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda y tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular.

10. Autorización del titular

La Fundación recolectará la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, por medios físicos o electrónicos que permitan su posterior consulta. Se entenderá que la autorización ha sido otorgada cuando el titular, de manera inequívoca, manifieste su consentimiento, incluyendo conductas que permitan concluir razonablemente que lo otorgó.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Fundación. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha de atención, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Fundación, con la identificación del titular, la descripción de los hechos y los documentos que se quieran hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de atención, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12. Área responsable de la atención

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es la representación legal de la Fundación, a través de los siguientes canales de contacto:

• Correo de notificaciones: info@fundarenacersf.org
• Teléfono / WhatsApp: +57 314 281 9918
• Domicilio: Medellín, Colombia

13. Seguridad de la información

La Fundación adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal y los encargados que accedan a la información están obligados a guardar la debida reserva y confidencialidad.

14. Transferencia y transmisión de datos

La Fundación podrá transferir o transmitir datos personales a terceros (encargados, aliados, proveedores tecnológicos o autoridades) cuando ello sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas o una obligación legal, garantizando que el receptor cumpla con los estándares de protección previstos en la ley. Cuando la transferencia internacional aplique, se observarán las condiciones establecidas por la normatividad colombiana.

15. Vigencia y actualizaciones

La presente política rige a partir de su publicación y deja sin efecto las disposiciones anteriores sobre la materia. Las bases de datos administradas por la Fundación permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y atender las obligaciones legales. La Fundación podrá modificar esta política en cualquier momento; los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares por los canales habituales.